Jeśli chodzi o dokumenty z rozrachunków to są widoczne wprost, w wybranym archiwum. Jeśli chodzi o faktury, to trzeba je odzyskać. Możliwość ich oglądania wprost to zadanie do zrealizowania w kolejnych wersjach.
Ale dotyczy to tylko przeglądania, a nie aktualizacji.
Czas archiwacji musi być długi, gdyż wbrew pozorom archiwacja nie polega jedynie na przeniesieniu części rekordów, samo przeniesienie jest jedynie niewielkim fragmentem archiwacji.
Zasadnicza część to śledzenie powiązań pomiędzy archiwowanym rekordem a innymi rekordami z bazy danych,
a powiązań tych jest dość sporo - każdy rekord będący tytułem ma swój odpowiednik w zbiorach faktur
lub dostaw, dodatkowo mogą istnieć korekty tych dokumentów, dodatkowo mogą istnieć faktury dla UC,
dodatkowo każdy z rekordów, niezależnie od tego, czy jest tytułem, czy zapłatą bierze udział w
rozliczeniach i to wielokrotnie. Każde rozliczenie, w którym bierze udział wpływa na inne dokumenty.
Te wszystkie powiązania należy uwzględnić podczas archiwacji, aby zachować spójność baz danych.
Efektem archiwacji jest właśnie przeniesienie części rekordów spełniających warunki archiwacji
z bieżącej bazy i takie były założenia archiwacji. Należy jednak pamiętać, że tak jak napisałem
powyżej, aby cel ten osiągnąć należy wykonać szereg dodatkowych czynności.
Zasada działania archiwacji jest taka, że przeniesienie rekordu do archiwum pozostawia
w bieżącej bazie ślad w rozrachunkach, w których ten dokument brał udział, nie jest możliwe
uzyskanie szczegółów o takim rozliczeniu, ale stan rozliczeń dokumentów pozostających w
bieżącej bazie pozostaje poprawny.
Należy zrobić reorganizację baz. Podczas archiwacji program jedynie zaznacza rekordy do skasowania, pozostawiając
Użytkownikowi do wykonania reorganizację zbiorów jako Jego świadomą decyzję.
Gdyby było można, to byśmy zrobili.
To nie jest zwykłe przeniesienie danych z jednego miejsca do innego miejsca.
Dla każdego dokumentu program musi wykonać cały szereg operacji, w czasie których musi przechodzić
do innych tabel, w szczególności powiązania sięgają do zapłat, faktur, pozycji faktur, korekt,
pozycji korekt, importu, pozycji importu i dla każdego z powiązań trzeba "coś" wykonać.
Archiwacja powinna dotyczyć tych danych, co do których istnieje małe prawdopodobieństwo,
że trzeba będzie do nich sięgać często lub w najbliższym okresie.
Dlatego wprowadziliśmy ograniczenia na dokumenty archiwowane.
Idealną sytuacją byłaby taka, w której do archiwum przesyłamy tylko dane zamknięte
ostatecznie i całkowicie - tak jak w FK - po zamknięciu ostatecznym roku,
dostęp do danych archiwalnych jest definitywnie zabroniony.
Dlatego sugerujemy archiwowanie danych partiami, aby łatwo i stosunkowo szybko można
je było odtworzyć.
W tej chwili nie ma możliwości przejrzenia faktury, która trafiła do archiwum. Można tylko obejrzeć pozycję w rozliczeniach (DOKOBROT), która powstała na podstawie tej faktury. Nie ma też możliwości wydrukowania czy odtworzenia jednej wybranej faktury. Rada - dokumenty nowe archiwować należy niewielkimi partiami (skala wielkości zależy od liczby przetwarzanych dokumentów) i w razie potrzeby odtwarzać jedno archiwum. Możliwe jest odtwarzanie dowolnie wybranego archiwum (takiego "wyrwanego ze środka") bez utraty spójności.
Warto również po wykonaniu archiwacji wykonać reorganizację, zmniejszy to fizyczny rozmiar zbioru.
BiS ARC nie ma swojego numeru seryjnego. Jest dystrybuowany jedynie razem z programem Rozrachunki i dlatego nie posiada odrębnego numeru seryjnego. Przy przejściu do wersji 460, która działa na innym niż wcześniejsze standardzie kodowania polskich liter stała się konieczna kontrola wersji programów, która jest zaszyta w pliku konfiguracyjnym bisenv.cfg i stąd inna niż we wcześniejszych wersjach obsługa pliku bisenv, co spowodowało, że dla programu BiS ARC (jako części programu Rozrachunki,
a nie odrębnego programu) numer seryjny jest wyświetlany w postaci >>>SEZ<<<.
